Le logiciel - Fonctionnalités
Des fonctionnalités complètes et complexe pour faciliter la tâche du Gérant et des professionnels de la petite enfance
Multi-établissements
Ne soyez pas limité. La création d’une nouvelle structure dans le logiciel Helios se fait naturellement et simplement en 2 clics maximum. Gérez des périodes de congés différentes et ne soyez plus limité par des problèmes de performance avec notre logiciel de gestion de crèche, micro-crèche et halte-garderie Helios !
Vous pouvez éditez vos périodes de congés indépendemment pour chacune de vos structures, à l'instar des horaires d'ouverture (le planning s'adapte visuellement). Vous pouvez permettre la gestion des week-ends si nécessaire et obtenir des statistiques sur le nombre de jours d'ouverture / fermeture.
Enfin utilisez la puissance du niveau de sécurité du logiciel avec une gestion fine des droits d’accès en fonction des profils (Par exemple : employé(e)s, adjoint(e), dirigeant(e)) et des structures.
Estimation parent
Quelque soit votre mode de fonctionnement (PAJE, PSU) et votre type d’accueil (collectif, familiale, micro-crèche), un nouveau module est présent dans le logiciel Helios et vous permet d’imprimer une estimation d’un contrat d’accueil pour les parents
Simple et rapide, l’estimation est basée sur la PSU ou votre grille tarifaire PAJE.
Pré-inscriptions
Vous gagnez du temps lors de la validation du dossier de pré-inscription, car la création du dossier famille et du contrat d’accueil est instantanée.
Par ailleurs, vous pouvez visualiser les pré-inscriptions sur le planning enfant, afin d'obtenir un planning prévisionnel précis.
Gestion des inscriptions
Profitez de la gestion des enfants, parents, contrats et personnes tierces quelque soit le nombre de structures gérées !
- Gestion du dossier famille
- Des modèles de contrat, fiches autorisations vous sont proposés par le logiciel Helios et sont personnalisables
- Gérez vos contrats au plus fin avec des horaires continus ou coupés, des accueils réguliers, occasionnels ou d’urgence
- Gérez les contrats PAJE et / ou les contrats PSU selon votre besoin
- Gestion des temporisations d’horaires : Vous permet de laisser un battement de quelques minutes aux parents pour changer ou habiller l’enfant sans facturation supplémentaire
- Possibilité de majoration ou déduction mensuelle
- Possibilité de gérer les contrats sur deux semaines alternées NEW
- Gestion des repas et goûters, avec tarif par établissement et des rapports journalier / hebdomadaire et mensuel NEW
Planning enfants
Obtenez une vue claire et précise de votre planning journalier prévisionnel et de votre planning réalisé. D'un mouvement de souris ou de stylet, obtenez rapidement les taux de présence, d'encadrement ou encore les heures théoriques des contrats vs les heures réelles NEW
Gérez les fiches de transmissions journalières des enfants de vos structures. Elles comprennent :
- les transmissions parents – professionnel(le)s
- les fiches de repas, siestes, changes, petits incidents quotidiens, traitements, activités etc.
Tout l’historique est conservé en cas de contrôle par la CAF ou la PMI.
Pour plus d’interactivité avec les parents, nous pouvons lier ces fiches à l’espace parents sécurisé de votre site internet. Rendez votre structure temps réel et de proximité avec vos parents.
Gestion en mode PAJE et/ou PSU
Helios fonctionne en mode PAJE ou en mode PSU et vous permet de :
- Gérer précisément votre grille tarifaire
- Mettre à jour facilement les bases mensuelles planchers / plafonds CAF, les taux d’effort CAF
Ressources Humaines
Gérez vos employé(e)s au même endroit. Helios vous permet de créer des plannings tournants, de comptabiliser la balance d’heures supplémentaires et de congés, de créer les justificatifs de présence pour l’établissement de vos feuilles de paye.
Évitez les problèmes de pointage sur feuille papier ! Vos employé(e)s posséderont un outil simple pour badger leurs entrées et sorties journalières que ce soit en journée continue ou coupée !
Avec les modules complémentaires de gestion d'absences et de notes de frais, vous disposez d'un outil de suivi et de validation des demandes relatives à vos employées. Optez pour la démarché écologique (0 papier) d'Helios NEW
Gérez de manière précise les droits d'accès au logiciel grâce à plusieurs profils pré-paramétrés NEW :
- Gérant / Administrateur
- Coordinatrice (multi-structures)
- Directrice (mono-structure)
- Adjointe (mono-structure)
- Employée (mono-structure)
- Volante (multi-structures)
- Secrétaire (multi-structures)
- Définissez vos propres tranches de tarifs en fonction de vos besoins ou de votre règlement de fonctionnement
- Maîtrisez vos coûts avec l’envoi des factures par emails aux parents
- Gagnez du temps grâce à la génération et l'envoi automatique des attestations CAF CMG NEW
- Clôture mensuelle des contrats enfants et génération des factures PDF en trois exemplaires (Parents, CAF, Micro-crèche)
- Edition manuelle d’une facture
- Réconciliation des paiements avec votre compte bancaire
- Recherche des factures
- Impression d’un justificatif annuel des factures pour les parents
- Export de vos factures dans un fichier Excel pour transmission à votre expert-comptable
- Pro-rata des contrats en début et fin de mois
- Intégration de la signature de la directrice / du directeur et du cachet de la structure sur les factures
- Gestion des factures impayées et envoi de relance selon le modèle de document (personnalisable)
- CA facturé / payé / annulé
- Taux de remplissage annuel, mensuel, journalier
- Taux d’absences des professionnel(le)s
- Etat des inscriptions
- Relevé annuel des heures facturées / réalisées
- Etat des présences par enfant
- Relevé détaillé pour un enfant
- La fiche des pièces à joindre au dossier d’inscription
- La fiche de renseignements sanitaires
- La fiche de mandatement d’une personne tierce à venir chercher l’enfant
- L’autorisation de photographie
- L’autorisation de sortie
- L’autorisation d’hospitalisation d’urgence – l’autorisation d’administration de médicaments
- L’autorisation d’accès à CAFPRO
Facturation contrats enfants
Contrôlez votre facturation mensuelle (lissage 47 semaines par an ou autre ratio personnalisable) pour tous vos contrats réguliers (facturation lissée sur l’année + heures supplémentaires), occasionnels (facturation au réel) ou d’urgences (facturation au réel) selon vos tranches de tarifs définies :
Un nouveau planning de suivi de facturation et de gestion est disponible gratuitement pour tous nos clients. Ce planning vous permet d'obtenir une gestion et prévision fine mensuelle de vos présences enfants et de la facturation qui en découle. NEW
Statistiques
Devenez acteurs de la gestion de votre structure au quotidien. Soyez gestionnaire et visionnaire dans le développement de votre entreprise grâce à des prévisions et un historique précis de votre chiffre d’affaire, de votre taux de remplissage et volume horaire d’accueil.
Avec ce module, le logiciel vous permet une édition de statistiques précises lors des contrôles CAF ou PMI :
Communications aux parents
Un petit journal ? Une communication générale à faire aux parents ? Profitez de ce module complet d’édition et d’envoi d’emails à tous les parents de votre structure.
Registre et signalement d'incidents
Permettez à vos professionnel(le)s d'effectuer un signalement d'incident (entre enfants, avec un parent, entre professionnels). Le registre n'est visible que du dirigeant, mais permet de garder trace de tous problèmes en cas de nécessité.
Impression des fiches nécessaires de manière automatique
Profitez de l’expérience du logiciel Helios et de sa connaissance des documents nécessaires à un contrat et notamment :
Gestion d'entreprise et de contrat de réservation de berceaux NEW
Créez votre contrat de réservation. Le logiciel vous propose les modèles de document nécessaires.
Reliez les contrats enfants et avec les contrats d'entreprise et paramétrez une remise éventuelle.
Gérez votre rythme de facturation des entreprises (Annuel, Semestriel, Trimestriel ou Mensuel).