Le logiciel - Des processus de gestion rationalisés
Autour des nombreuses fonctionnalités du logiciel, la gestion de votre crèche est articulée autour des trois grands processus suivants dont nous vous détaillons la facilité et l'efficacité de traitement grâce à Helios.
La gestion des inscriptions dans votre (micro-)crèche
Avant la pré-inscription ou l’inscription, Helios vous permet d’imprimer une estimation de l’accueil d’un enfant au sein de vos structures. Vous pourrez par la suite entrer le dossier de pré-inscription avec toutes les informations en votre possession. La gestion des priorités vous permettra d'obtenir une granularité fine de l'ordre de vos dossiers.
La transformation en dossier d'inscription définitif est simplifié par la fonction d'Helios "en 1 clic". Toutes les informations que vous avez déjà saisies sont transmises au module de gestion des Inscriptions et vous n'avez plus qu'à contrôler.
Helios vous permet une gestion documentaire de vos contrats en lien avec les plannings et notamment :
- Une gestion des avenants / résiliations
- Une gestion des plannings en mode "semaine alternée"
- Une gestion des journées coupées
- Etc.
L'ajout d'un nouveau contrat à un enfant est facilité par la centralisation des données du dossier enfant. Ainsi en cas de gestion de multiples structures, vous n'avez aucune re-saisie.
La gestion des planning enfants dans votre (micro-)crèche
Avec Helios, la gestion des plannings est simplifiée et optimisée. Des nombreuses fonctionnalités d'affichages et de personnalisation vous sont offertes (couleurs, affichage des pré-inscriptions, théorique vs réel, taux de présence etc.). Par ailleurs son ergonomie permet une prise en main et une lecture rapide !
Le planning enfant permet à tout instant au gérant de la structure, son adjoint ou aux professionnels de la petite enfance d’avoir la vue globale des enfants accueillis.
Par ailleurs, vous pouvez remonter dans le passé aussi loin que vous le souhaitez ; cela vous permettra de répondre à tout contrôle de la CAF ou de la PMI, si nécessaire.
Les fiches de transmissions sont l’outil de suivi nécessaire pour la PMI (en cas de contrôle), pour vous-même et vos professionnelles ainsi que pour la transmission des informations de la journée aux parents !
Ces fiches étant électroniques, vous participer à la démarche de traçabilité des journées des enfants ainsi qu'à son aspect écologique via le tout 0 papier !
La gestion des ressources humaines dans votre (micro-)crèche
La gestion des ressources humaines est facilitée grâce à la corrélation par logiciel de gestion de crèche Helios du planning enfant avec le planning employé, de son lien avec le système de badge employé (qui peut être désactivable si souhaité).
Les plannings de référence peuvent être "tournant", et vous permette une saisie simple des journées coupées ou continues.
Par ailleurs, la gestion des congés, maladie, arrêt maladie etc est aisément exportable vers un format type Excel pour transmission à la comptabilité. Le calcul des balances d'heures correspondantes étant effectué automatiquement !
Enfin, les modules de gestion d'absences et de notes de frais permettent un historique et une traçabilité des demandes afin d'apaiser les différents potentiels sur ces sujets.
La gestion des contrats entreprise (réservation de berceaux) dans votre (micro-)crèche
Ajouter une entreprise dans votre instance Helios via un formulaire signalétique simplifié. Toutes les entreprises peuvent être communes à travers l'ensemble de vos établissements.
Vous pouvez ensuite créer un contrat d'entreprise de réservation de berceaux vous permettant :
- Choisir votre rythme de facturation (différents des contrats enfants) parmi quatre possibilités : Annuelle, Semestrielle, Trimestrielle ou Mensuelle
- Lier des contrats enfants aux contrats entreprise, vous permettant d'appliquer un pourcentage de remise supplémentaire sur vos tarifs réguliers
Gérer vos factures et les différents capacité contractuelles, telle la résiliation si nécessaire. Helios vous fournit aussi un modèle de contrat d'entreprise.